Scrittura di promemoria: elementi chiave e consigli

Prima dell'era digitale, i promemoria scritti rappresentavano il metodo principale di comunicazione sul posto di lavoro. Quando era necessario inviare una dichiarazione a un vasto numero di dipendenti, si scriveva un promemoria su carta, lo si duplicava e lo si consegnava in una vera e propria casella di posta (un vassoio sulla scrivania o una cassetta postale).

Oggi le aziende comunicano ancora tramite promemoria, ma le email hanno digitalizzato completamente il processo. Ogni volta che utilizzi un’email per inviare aggiornamenti aziendali a più dipendenti, stai scrivendo un promemoria.

Che cos'è un promemoria?

Un promemoria, o memorandum, è un messaggio scritto utilizzato per comunicare informazioni essenziali a un gruppo di persone all'interno di un’azienda. La scrittura di promemoria viene utilizzata per annunciare di tutto, dai piccoli eventi d'ufficio (come informare il personale che la macchina del caffè si è rotta) alle notizie aziendali più importanti (come l'assunzione di un nuovo amministratore delegato). I promemoria mantengono i dipendenti allineati e contribuiscono a creare una cultura aziendale basata sulla trasparenza, condividendo informazioni con tutti sul posto di lavoro.

Un promemoria è solitamente breve (circa tre o quattro paragrafi) e scritto in un linguaggio semplice. È progettato per essere facile da comprendere. Il suo obiettivo principale è condividere informazioni, e questa comunicazione è efficace solo se i dipendenti lo leggono.

Scrittura di promemoria: elementi chiave

Un promemoria può riguardare diversi annunci, ma tutti i promemoria chiari seguono un formato standard con i seguenti elementi:

• Intestazione. Le intestazioni dei promemoria sono composte da mittente, destinatario, oggetto e data. Nei promemoria moderni inviati via email, molti di questi componenti sono già integrati. Per maggiore chiarezza, puoi scegliere di includere una frase introduttiva nell'oggetto dell'email, tipicamente tra parentesi e in maiuscolo, evidenziando che il promemoria via email non è una normale email. Ad esempio, potresti scrivere come oggetto: "[TUTTO L'UFFICIO] Modifica alla nostra politica dog-friendly".
• Introduzione. Un paragrafo di apertura evidenzia le informazioni chiave. Dovrebbe spiegare lo scopo del promemoria e chiarire perché i dipendenti dovrebbero leggerlo. Nel caso di una modifica a una politica aziendale, potresti scrivere: "Abbiamo deciso di modificare la nostra politica dog-friendly per chiarire che i cani non saranno più ammessi al secondo piano".
• Corpo. Il corpo del promemoria dovrebbe fornire il contesto per le informazioni presentate nell'introduzione. Se l'introduzione annuncia una nuova politica aziendale, il corpo del promemoria potrebbe approfondire i fattori che hanno orientato la tua decisione. Chi scrive il promemoria sulla politica dei cani potrebbe usare questa sezione per spiegare che ci sono state preoccupazioni da parte dei dipendenti riguardo al rumore (in particolare l'abbaiare) in ufficio, e quindi è necessario che in un’area specifica non siano ammessi i cani.
• Azioni richieste. Un promemoria dovrebbe indicare chiaramente eventuali azioni o cambiamenti comportamentali che i dipendenti dovrebbero adottare. Utilizza elenchi puntati o testo in grassetto per far risaltare le azioni richieste a chiunque stia scorrendo rapidamente il testo dell'email. Ad esempio, potresti riassumere le modifiche alla politica sui cani e formattarle come segue:
  

Per garantire che il nostro ufficio rimanga un ambiente produttivo per tutti i dipendenti, segui questi protocolli se decidi di portare il tuo cane in ufficio:

Tieni il tuo cane al guinzaglio. Non permettere ai cani di bere dalle fontanelle dell'ufficio. Non portare il tuo cane al secondo piano.

• Chiusura. Un promemoria si conclude con una breve chiusura che include il tuo nome e fornisce un riferimento per eventuali domande di follow-up. Può anticipare e affrontare potenziali preoccupazioni del personale: ad esempio, potresti rassicurare il team che i biscottini per cani saranno ancora disponibili nella cucina dell'ufficio.

Come scrivere un promemoria in 5 passaggi

1. Decidi cosa devi comunicare
2. Determina il tuo pubblico di riferimento
3. Scrivi una bozza chiara e concisa
4. Rileggi la bozza o falla controllare a un collega
5. Invia il promemoria e rispondi alle domande

Segui questi passaggi per padroneggiare la scrittura di promemoria aziendali efficaci.

1. Decidi cosa devi comunicare

Lo scopo del promemoria comprende ciò che devi comunicare, perché i tuoi dipendenti devono saperlo e l’effetto che queste informazioni potrebbero avere su di loro. I motivi per cui potresti considerare di scrivere un promemoria includono: annunciare una nuova assunzione, presentare una nuova linea di prodotti o comunicare un cambiamento nella politica aziendale.

2. Determina il tuo pubblico di riferimento

Chi ha bisogno di sapere queste informazioni? Se il promemoria riguarda le attività d'ufficio o  l’aggiornamento di una politica che riguarda tutti, probabilmente dovrebbe essere inviato all'intera azienda. Se riguarda una modifica al budget di marketing, dovrebbe essere inviato solo al team di marketing. Limitare le comunicazioni non necessarie aumenterà il tasso di lettura: i dipendenti capiranno che ogni promemoria che ricevono contiene informazioni pertinenti per loro.

3. Scrivi una bozza chiara e concisa

Il promemoria dovrebbe seguire il formato standard. Il primo paragrafo dovrebbe contenere una breve introduzione, un paragrafo principale e una chiusura. Ricorda che il tuo obiettivo primario è far leggere alle persone ciò che hai scritto, quindi mantieni la scrittura di promemoria breve e includi solo informazioni essenziali per ridurre al minimo il numero di persone che lo leggeranno superficialmente.

I promemoria hanno un pubblico ampio, quindi assicurati di utilizzare una scrittura accessibile. Ad esempio, invece di usare termini complessi e ricercati, potresti usare un linguaggio chiaro e semplice. Mentre scrivi una bozza, cerca di anticipare eventuali domande o preoccupazioni che i dipendenti potrebbero avere e affrontale nel promemoria.

4. Rileggi la bozza o falla controllare a un collega

I promemoria dovrebbero essere facili da leggere e privi di errori di battitura. Rileggilo e utilizza software di controllo ortografico, come Grammarly o il controllo ortografico nativo di Google Docs o Microsoft Word, prima di finalizzarlo. Se il promemoria contiene informazioni sensibili o complicate, come l'annuncio di tagli al budget, è una buona idea chiedere a un’altra persona di rivederlo per verificarne l'accuratezza e il tono.

5. Invia il promemoria e rispondi alle domande

Una volta ricontrollato, invia il tuo promemoria e preparati a rispondere a eventuali domande che i dipendenti potrebbero avere. Se stai annunciando un grande cambiamento, i dipendenti potrebbero avere domande di follow-up: annunciare tagli al budget potrebbe sollevare domande sulle prestazioni aziendali o sulle finanze. Mantieni una buona comunicazione dedicando tempo per rispondere a eventuali commenti o preoccupazioni. Se le informazioni sono sensibili, consulta l'ufficio legale o le risorse umane per ottenere consigli su come rispondere a domande difficili.

6 consigli per la scrittura di promemoria

1. Sii consapevole che tutto ciò che viene messo per iscritto può essere condiviso pubblicamente
2. Rendi il promemoria accessibile
3. Sii breve
4. Scrivi un titolo efficace
5. Includi i membri del team pertinenti
6. Utilizza un formato coerente per tutti i promemoria

I promemoria aziendali efficaci sono chiari, concisi e professionali. Prova questi sei consigli per assicurarti che le tue comunicazioni interne vengano lette e che i dipendenti siano informati.

1. Sii consapevole che tutto ciò che viene messo per iscritto può essere condiviso pubblicamente

Aggiornare i dipendenti li aiuta a rimanere informati e a sentirsi inclusi, ma crea anche una documentazione scritta delle attività della tua azienda. Tutto ciò che viene condiviso per iscritto ha la possibilità di essere diffuso pubblicamente e forse anche di finire sulla prima pagina di un giornale. Tieni presente questo aspetto e fai particolare attenzione a come scrivi il promemoria e a quanto viene divulgato se stai condividendo informazioni sensibili, come un aggiornamento su un prodotto non ancora lanciato o un report con risultati negativi sui progressi aziendali.

2. Rendi il promemoria accessibile

Evita un linguaggio formale o termini tecnici (inclusi acronimi finanziari e di marketing come EBITDA o TAM) che alcuni dipendenti potrebbero non conoscere. I promemoria hanno un pubblico ampio, quindi dovrebbero essere facilmente comprensibili da tutte le persone che li ricevono.

3. Sii breve

La brevità è l'anima dell’ingegno, e anche della scrittura di promemoria. Mantenere il promemoria breve aumenta la probabilità che i dipendenti lo leggano per intero.

4. Scrivi un titolo efficace

Cattura immediatamente l'attenzione dei lettori con un titolo incisivo che evidenzi l'importanza del promemoria.

5. Includi i membri del team pertinenti

Includi solo i membri del team che sono direttamente interessati dal contenuto del promemoria.

6. Utilizza un formato coerente per tutti i promemoria

Utilizzare lo stesso formato per ogni promemoria inviato, ma cambiando l'oggetto e il messaggio, aiuterà i dipendenti a distinguere i promemoria dalle email normali. Considera la possibilità di creare un modello di promemoria standard nel programma di posta elettronica o di elaborazione testi che usi e utilizzalo ogni volta che scrivi una nuova comunicazione.